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Controllo accessi con smartphone

Controllo accessi enterprise e professionale con smartphone e credenziali virtuali

Soluzioni aziendali con analisi dati in tempo reale

Lo smartphone è il dispositivo personale per eccellenza, non solo per comunicare, ma anche per identificarsi e accedere in modo sicuro a servizi e account. Da qualche anno questi dispositivi sono stati introdotti nel mondo del controllo accessi, con soluzioni e metodologie più o meno valide. Poter aprire dei varchi interagendo con il proprio dispositivo personale è in realtà solo una delle molteplici funzionalità che un sistema di controllo accessi professionale può offrire. La differenza sostanziale la fanno le soluzioni cloud native. Vogliamo darvi una panoramica breve ma completa delle principali funzionalità offerte da una soluzione avanzata.

L'esperienza dell'utente

Sotto il termine generale utente si nascondono in realtà diversi soggetti con diverse esigenze, un sistema di controllo accessi aziendale deve essere in grado di gestirle tutte senza appesantire i processi operativi. Ecco un semplice elenco:

  1. Dipendenti: per loro lo smartphone, che sia personale o aziendale, prende a tutti gli effetti il posto del badge, con cui i dipendenti possono accedere in modo sicuro a spazi o risorse
  2. Addetti: una classe particolare di utenti che può necessitare di maggiori permessi su una o più aree, o in orari non standard, secondo procedure di sicurezza precise
  3. Ospiti: utenti che accedono occasionalmente alle strutture, anche un'unica volta, e devono essere autorizzati solo all'interno di zone ben precise, e con una scadenza nota

La soluzione tradizionale prevedeva la distribuzione di badge con diversa programmazione (a volte anche diversa forma) per quanti erano i tipi di utenti che l'organizzazione doveva gestire. Un registro doveva tenere traccia delle assegnazioni, e prima o poi i badge dovevano essere riconsegnati, a volte anche solo temporaneamente per la riprogrammazione.
Nel controllo accessi cloud native tutti i gli utenti possono scaricare un App sul loro dispositivo, registrare un account personale e ricevere le autorizzazioni necessarie in tempo reale, ovunque siano. La registrazione associa l'account allo smartphone che diventa di fatto l'identificativo personale dell'utente. Vedremo come il manager potrà poi gestire ogni aspetto dei permessi di accesso, e molto altro, da remoto.

Cosa cambia per l'utente

Una volta registrato l'utente potrà presentarsi davanti ai varchi con il proprio smartphone e aprirli, schiacciando un bottone sullo schermo del dispositivo, o avvicinando il dispositivo al varco stesso. L'esperienza per l'utente è rivoluzionaria, sia in termini di operatività (l'intero processo è gestito in tempi brevissimi), che per le funzionalità a sua disposizione. Possiamo sintetizzare in tre punti fondamentali quanto sia innovativa una soluzione cloud native per gli utenti.

  • Ubiquità: l'utente non deve presentarsi in una particolare sede per ottenere i suoi permessi di accesso, questi gli vengono consegnati direttamente sul dispositivo personale
  • Tempo reale: l'utente può immediatamente fruire di spazi e risorse, i permessi sono assegnati e revocati in tempo reale, tutti i varchi sono aggiornati istantaneamente ovunque essi siano
  • Interattività: come vedremo più avanti, il controllo accessi cloud native è una tecnologia proptech, che permette di interagire con l'ambiente circostante e offre molteplici servizi e opportunità

L'esperienza del manager

Dalle organizzazioni più semplici a quelle delle grandi aziende, la necessità di avere strumenti efficaci nella gestione dell'operatività è trasversale. Il controllo accessi è una delle tecnologie di cui non si può fare a meno per il corretto svolgimento delle attività aziendali, e per il mantenimento della sicurezza.
Le tecnologie cloud native in grado di supportare l'accesso via smartphone, non integrano solo quest'ultima funzionalità, ma aprono a ben più ampie prospettive.

  1. Sicurezza: la sicurezza è sempre al primo posto e viene gestita con costi minori e miglioramenti rispetto alle soluzioni tradizionali (come si vedrà nel paragrafo sull'installazione)
  2. Flessibilità: i sistemi tradizionali sono noti per la loro rigidità, il controllo accessi cloud native rivoluziona questa caratteristica eccellendo per flessibilità
  3. Opportunità: come tutte le tecnologie proptech, questi sistemi permettono la creazione di nuovi modelli di business o il rinvigorimento di modelli e processi esistenti (anche questo sarà più chiaro nei prossimi paragrafi)

Cosa cambia per il manager

Gli addetti alla gestione della sicurezza e dell'organizzazione del traffico all'interno, indipendentemente dal tipo e dalla finalità dell'organizzazione, ottengono un evidente miglioramento delle loro attività quotidiane. Passare dal controllare i badge all'interagire con un sistema in cloud che gestisce credenziali virtuali e smartphone è un enorme salto in avanti. E i badge rimangono supportati al 100%.

  • Gestione remota: i manager possono controllare aree ed edifici in qualsiasi momento, da qualsiasi dispositivo, senza vincoli
  • Ruoli e permessi: ogni organizzazione ha la sua struttura, ogni manager può avere il suo pannello con accesso ai suoi strumenti di controllo per le aree assegnate
  • Oltre il controllo accessi: un sistema cloud native permette la gestione smart di spazi e risorse, ma anche l'attivazione di pratiche di co-working, smart working, e hot desking

Gestione risorse e nuovo business

L'integrazione di un controllo accessi cloud native con supporto per smartphone (ma anche badge e PIN, tutto con la stessa flessibilità) non è solo un passo avanti per la gestione della sicurezza. La tecnologia cloud è ormai riconosciuta in ogni ambito come tecnologia abilitante, che attraverso la virtualizzazione permette di superare i vincoli di tempo e spazio, e di creare nuove opportunità di business.

Hot desking

Supporta la prenotazione delle risorse, la gestione del tempo, le integrazioni senza soluzione di continuità

Controllo accessi multi-impianto

Controlla qualsiasi numero di edifici e aree in tempo reale, da qualsiasi dispositivo

Gestione ruoli e permessi

Modella il sistema di controllo degli accessi sulla tua azienda

Risorse, gestione, dati

Grazie a queste tecnologie è possibile offrire su prenotazione sia spazi che risorse (dalle sale riunioni agli armadietti). Gli utenti possono così riservare una risorsa solo nel momento in cui gli è necessaria, sfruttando i vantaggi dello smart working e della sharing economy. Supportando così i paradigmi di gestione del lavoro flessibili, o realtà come i coworking.

Dati in tempo reale

I dati di accesso agli spazi e di utilizzo delle risorse sono sempre aggiornati in tempo reale, e a disposizione dei manager. Oltre a offrire un potete mezzo di controllo delle strutture, la visualizzazione di dati aggregati in grafici e pannelli permette di analizzare aspetti fondamentali dell'andamento del business, individuare nuove opportunità, e ottimizzare le operazioni.

Sofia Locks - Data analytics panel

Nessun limite

Forse la caratteristica più sorprendente dei sistemi in cloud è la libertà da qualsiasi vincolo. Aggiungere nuovi utenti, nuove risorse, o nuovi spazi da controllare è semplice e veloce, e non richiede la presenza nello stesso luogo di utenti o manager. Tutte queste attività sono gestite da interfacce web sicure, accessibili da qualsiasi device e con i più comuni browser.

Installazione e proptech

La tecnologia cloud permette in primo luogo di liberarsi delle costrizioni fisiche della cablatura. I sistemi di controllo accessi basati su questa tecnologia possono essere integrati su qualsiasi struttura, o su qualsiasi numero di strutture, senza doversi appoggiare ad una cablatura presente o da installare ad hoc. Ne deriva un sostanziale taglio dei costi di implementazione, sia perché non sono necessari complessi lavori sulle strutture, che perché l'installazione può essere completata brevemente da pochissimo personale.

Una soluzione che cresce con l'impresa

L'aggiunta di nuove aree o nuovi edifici, anche distanti da una prima struttura è altrettanto semplice. I nuovi varchi vengono aggiunti con procedure automatizzate, e la gestione dei permessi di controllo può essere ridisegnata in pochi click, aggiungendo quanto serve sia per i manager che per gli utenti. Quando l'azienda cresce, i nuovi spazi sono immediatamente sicuri e operativi, questa è la rivoluzione proptech di Sofia Locks.

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